Внедрение Битрикс24 в Новосибирске

У выросшей компании к моменту внедрения обычно есть всё, кроме общей картины: виртуальная АТС, десяток почтовых ящиков, аккаунты в мессенджерах, сообщество ВКонтакте, сайт с формами, интернет-магазин и 1С, в которой ведётся склад и деньги. Каждый инструмент работает, но живёт отдельно, и цельная история клиента не собирается нигде. Внедрение – это в первую очередь про соединение этих систем, а не про новый интерфейс для менеджеров. Ниже – как мы это делаем для компаний Новосибирска и что меняется на практике.

Дистрибуция и филиалы: почему в опте Новосибирска простой стоит дороже

Оптовая и дистрибьюторская модель устроена так, что клиент почти никогда не покупает один раз. Он спрашивает наличие, уточняет цену на объём, потом возвращается через месяц. Если история обращений разбросана по каналам, повторный запрос обрабатывается как первый: снова уточняются условия, снова считается цена, и разные менеджеры называют разные цифры.

Новосибирск – крупный логистический узел, у многих фирм есть точки за пределами Новосибирской области и склады с разным ассортиментом. Разрозненность здесь бьёт вдвойне: филиал не видит, что этот же клиент уже ведётся в головном офисе, и в итоге они конкурируют друг с другом ценой.

Карта источников обращений: с чего начинается проект

Первые один-два дня уходят на разбор процессов. Мы собираем полный список того, куда сегодня приходят обращения:

• номера телефонов – городские, отделов, мобильные менеджеров, номера из рекламы;
• почтовые ящики – общие и личные, включая старые адреса с визиток;
• WhatsApp и Telegram, аккаунты сообщества ВКонтакте;
• формы сайта, виджеты обратного звонка, корзина интернет-магазина;
• заявки из 1С и от торговых представителей, заведённые вручную.

Уже на этом шаге видно, где именно теряются деньги: обычно один-два канала не имеют ответственного вообще.

Виртуальная АТС и распределение звонков между отделами

Телефония подключается к порталу так, чтобы вызов попадал не «в компанию», а на конкретного ответственного. Известный номер поднимает карточку до того, как менеджер снял трубку, новый – создаёт лид. Пропущенные превращаются в задачи с дедлайном, а не в строку в журнале АТС.

Запись разговоров остаётся в сделке. В дистрибуции она особенно полезна на согласовании цен: видно, кто и на каких условиях дал скидку, и не приходится восстанавливать договорённости по памяти.

Почта: массовые запросы прайсов и как их не потерять

В опте почта остаётся главным каналом документов: заявки, прайсы, спецификации, акты сверок. Подключение ящиков к порталу привязывает переписку к клиенту автоматически, а общие адреса раскладываются по ответственным с контролем срока ответа. Отдельно настраиваем шаблоны, чтобы коммерческое предложение уходило из карточки с подставленными позициями и ценами, а не собиралось руками каждый раз.

Открытые линии: мессенджеры и ВКонтакте на один отдел

WhatsApp, Telegram и сообщения сообщества ВКонтакте заводятся в единую очередь. Диалог достаётся свободному оператору, а не тому, у кого приложение открыто; переписка ложится в карточку рядом со звонками и письмами; считается время первого ответа. Для компании это ещё и вопрос собственности на канал: аккаунт принадлежит бизнесу, и при смене сотрудника клиенты не уходят вместе с телефоном.

Настройка телефонии и мессенджеров – от 35 000 ₽ и около трёх дней при готовых номерах и аккаунтах.

Интернет-магазин и сайт: заказы и брошенные корзины в CRM

Заказ из магазина создаёт сделку с составом корзины, а не просто письмо на почту. Формы передают источник: страницу, кампанию, ключевую фразу. Дальше появляется то, ради чего обычно всё и затевается, – сквозной отчёт: сколько заявок дала кампания, сколько из них закрылось и на какую сумму. Настройку такой связки мы делаем вместе с контекстной рекламой или подключаемся к существующему сайту.

Оптовым компаниям отдельно полезен личный кабинет клиента на сайте с историей заказов и текущими ценами: часть повторных заявок уходит туда и вообще перестаёт занимать менеджера. Как это устроено технически, разбираем при разработке интернет-магазина, а сама сделка всё равно создаётся в портале.

Двусторонний обмен с 1С: остатки, счета, оплаты, отгрузки

Для торговой компании это ключевая интеграция. Из 1С в портал приходят номенклатура, цены и остатки, обратно уходят счета и статусы сделок; оплата и отгрузка подтверждаются автоматически и двигают стадию.

Что это закрывает на практике: продажу позиции, которой нет на складе; отгрузку клиенту с просроченной дебиторкой; ручной перенос заказа из письма в учётную систему с опечатками в количестве. Интеграция – от 90 000 ₽, около двух недель.

Права доступа: что видит филиал, что видит руководитель

Как только в системе оказываются все клиенты, встаёт вопрос разграничения. Настраиваем так: менеджер видит своих клиентов, руководитель направления – своё подразделение, собственник – сводную картину. Отдельно закрываем выгрузку контактов и ограничиваем экспорт – в опте база клиентов стоит дороже самого портала.

Для дистрибьютора, у которого кроме Новосибирска есть представительства в других городах, добавляется разделение по подразделениям и правило распределения входящих: заявка уходит туда, где есть нужный склад и рабочее время. Без этого клиент из соседнего региона попадает в очередь к офису, который откроется через три часа, и успевает уйти к конкуренту.

Тогда же решается вопрос дублей. Правила поиска по телефону, почте и ИНН объединяют карточки, пришедшие из разных каналов, и база перестаёт распухать от одинаковых клиентов, заведённых звонком, письмом и заказом в магазине.

Отчёты, которые появляются только после интеграции

Пока каналы разрознены, любой отчёт собирается вручную и потому не собирается. После связки данные считаются сами:

• количество обращений по каждому каналу и доля пропущенных;
• время первого ответа – по менеджеру, каналу и дню недели;
• конверсия из обращения в счёт и из счёта в оплату;
• выручка в разрезе источника, включая рекламные кампании;
• клиенты, которые не покупали дольше обычного цикла.

Последний пункт в опте окупает внедрение быстрее всего. Список клиентов, выпавших из привычного цикла закупок, формируется автоматически и превращается в задачи менеджерам – отдельно по Новосибирску, отдельно по филиалам, без выгрузок из 1С и ручной сверки с перепиской. Раньше такой список либо не делали вовсе, либо собирали раз в квартал, когда клиент уже успел уйти.

Этапы проекта и бюджет внедрения

Этапы: разбор процессов 1–2 дня, ТЗ и смета 2–3 дня, настройка портала 5–10 дней, интеграции 3–7 дней, обучение команды 2 дня, сопровождение 30 дней с бесплатными доработками первого месяца. Четыре часа разницы со столицей на проект не влияют: созвоны с Новосибирском назначаем по местному расписанию заказчика.

• Экспресс-запуск CRM – от 60 000 ₽, 5 рабочих дней.
• Внедрение под ключ – от 180 000 ₽, 3–4 недели.
• Портал: задачи, проекты, база знаний, согласования – от 70 000 ₽.
• Сопровождение – от 15 000 ₽ в месяц.

Лицензия покупается напрямую у вендора и в стоимость работ не входит. Общая логика приоритетов – что автоматизировать раньше, а что можно отложить – описана в разделе автоматизации бизнеса.

РОСТСАЙТ работает с 2011 года и ведёт проекты в 79 городах России: сайты, продвижение, чат-боты, мобильные приложения. Связка «сайт – реклама – CRM – 1С» собирается одной командой, поэтому между подрядчиками не теряется ни источник заявки, ни статус сделки. Работаем по договору с фиксированной сметой; примеры – в портфолио. Звоните +7 (901) 417-22-12 – разберём ваши каналы и назовём сроки до старта.