Схема связей: откуда берутся цифры для отчётности собственника
В этой статье
Оптовая торговля с отгрузкой в несколько регионов, склады, логистика, сервисные и производственные компании – у бизнеса в Новосибирске данные почти всегда распределены по нескольким системам сразу. Складская программа знает остатки, банк знает деньги, CRM знает клиентов, а прибыль не знает никто. Постановка управленческого учёта начинается не с красивых таблиц, а со схемы: какой источник что отдаёт, с какой периодичностью и что происходит, когда он замолкает.
Складской и учётный контур против отчёта о прибыли
1С или складская программа показывает движение товара: приход, перемещение, отгрузка, остаток. Для прибыли этого мало – нужна себестоимость проданного с учётом доставки до склада, хранения и списаний. Если товар едет длинным плечом, транспортные расходы часто оседают общей строкой месяца и не привязываются к партии. Пока логистика не разнесена по товарным группам, маржинальность направления считается с ошибкой в разы, а решения о закупке принимаются вслепую.
Выписки по счетам разных банков
Второй источник – деньги. Обычно это несколько расчётных счетов, эквайринг с отложенным зачислением, корпоративные карты, займы между своими юрлицами и наличная касса. Отсюда собирается отчёт о движении денежных средств, и именно тут возникает главный перекос: перевод между собственными счетами выглядит как поступление и раздувает оборот, а комиссии банка и эквайринга не попадают в расходы вовсе.
Оплаты клиентов и данные отдела продаж
CRM отвечает за сделки, но выручкой сделка становится не в момент нажатия кнопки «оплачено». Между ними отсрочка, частичная оплата, возвраты и договорённости, которые нигде не зафиксированы. Мы связываем сделку с документом отгрузки и банковским платежом, чтобы отчёт о прибылях и убытках сходился с выпиской. Настройка воронки и дисциплины менеджеров – соседняя задача, ей занимается автоматизация отдела продаж.
Что делать с цифрами за прошлые месяцы
Отдельный вопрос – история. Отчётность без прошлого бесполезна: сравнивать не с чем, сезонность не видна, план строить не на чем. Обычно берём двенадцать месяцев назад и восстанавливаем их из банковских выписок и первички. Объём ручного восстановления мы оцениваем на диагностике и показываем до подписания договора, чтобы он не всплыл сюрпризом в середине проекта.
Где связка рвётся чаще всего
За годы работы список слабых мест почти не меняется. Мы проверяем их на диагностике за первые два-три дня:
- ручное копирование между системами – останавливается вместе с сотрудником;
- разные справочники контрагентов в базе и CRM, один клиент под тремя именами;
- второе юрлицо, обороты которого нигде не суммируются с основным;
- рабочие таблицы отделов, о которых руководитель узнаёт последним.
Как выглядит собранный контур
Когда источники сведены и правила зафиксированы, автоматизация управленческого учёта даёт следующее:
- три сверенных отчёта – ДДС, прибыли и убытки, управленческий баланс;
- платёжный календарь, показывающий кассовый разрыв за три-четыре недели;
- дашборд для собственника с деньгами, прибылью и планом-фактом;
- регламент и обучение, чтобы учёт жил без подрядчика.
Данные обновляются по расписанию, а не после напоминания финансисту. Если для этого нужен полноценный обмен между базами, его настраивает команда интеграции 1С.
Бюджет работ и календарь по шагам
Экспресс-отчётность на ваших данных – от 80 000 ₽, семь рабочих дней. Управленческий учёт под ключ – от 220 000 ₽ и четыре-шесть недель, из которых диагностика и согласование модели занимают около недели. Сбор данных из систем – от 110 000 ₽ и двух недель, платёжный календарь – от 90 000 ₽, дашборд – от 95 000 ₽, ведение – от 25 000 ₽ в месяц. Смета считается до старта и не меняется по ходу работ. Остальные услуги – в разделе цен.
Позвоните по номеру +7 (901) 417-22-12, покажите свои выгрузки – скажем, какие источники связываются автоматически, а где придётся восстанавливать данные руками.
